Notulen ALV 1-2009
concept
ALGEMENE LEDEN VERGADERING OLTC VOORJAAR 2009; 16 APRIL
1. Opening
Dick de Groot, voorzitter, opent de vergadering. De vorige ALV in oktober 2008 was al niet echt druk bezocht maar naast het bestuur van 5 leden zijn er nu 6 extra leden komen opdagen. Dit wordt maar beschouwd als een positief teken dat alles goed gaat.
Bij het bestuur heeft bestuurslid Jefke Vink zich afgemeld. Zij treedt vanavond ook af. Zij redt het niet ivm haar werk om nog op tijd op de vergadering te komen. Dit is mede de reden dat zij aftreedt, ze heeft een eigen bedrijf wat erg goed loopt waardoor zij niet voldoende tijd aan OLTC kan besteden. De bos bloemen zal, in verband met secretaressedag, aan de secretaris worden meegegeven.
Er is verder een afmelding binnengekomen van Geske Dijkstra.
2. Mededelingen
De voorzitter is blij te kunnen melden dat er zich 5 vrijwilligers hebben zich aangemeld. Dit is al in een mail gecommuniceerd naar de voorzitters van de commissies. Het bestuur zal een eerste gesprek met hen hebben en kijken waar de interesses van de kandidaten liggen en welke commissies mensen zoeken.
Het terras tussen baan 6 en 12 is aangelegd en er zijn hierover alleen maar positieve geluiden binnengekomen.
Bart van Dooren meldt dat er afgelopen maandag al zeer naar tevredenheid op het terras naar beide banen is gekeken maar dat er wellicht nog wat meer bankjes voor het publiek moeten komen. De voorzitter antwoordt dat het bestuur hier al mee bezig is. Er waren al bijna bankjes en tafeltjes besteld maar dat er nu nog wordt gekeken naar de mogelijkheden om een tribune te plaatsen zodat goed naar beide banen kan worden gekeken. Dus nog even geduld wat dit betreft.
De voorzitter vervolgd dat het ledenaantal op 1500 staat; 1000 senior en 500 junior. Er is een wachtlijst voor junioren maar op dit moment niet voor senioren.
Verder is er dan nog de kwestie ‘de Kunstgrasbanen. Er heeft een onderzoek plaatsgevonden in opdracht van de gemeente. Deze heeft het aanleggen van de banen gesubsidieerd. Wij, OLTC, betalen huur voor de banen aan SACO. SACO is een onderdeel van de hockeyclub LOHC.
Het onderzoek is uitgevoerd door ISA een organisatie bekend bij NOC NSF. Er is onder andere gekeken naar slijtvastheid, stuit en energieopname. Wat betreft de uitslag van de stuitnorm, deze valt net onder het vastgestelde niveau. Het rapport ligt ook bij SACO en de gemeente . Het bestuur heeft op 18 mei aanstaande een gesprek met SACO over het rapport. Later volgt ook een gesprek met de gemeente. Dit ‘project’ loopt dus nog en er zal in de volgende ALV in oktober meer over kunnen worden meegedeeld.
Irene Liem meldt dat er van de winter wel training op de banen is gegeven.
De voorzitter meldt dat er veel klachten over zijn, maar niet op papier.
Irene Liem meldt dat deze voornamelijk van volwassenen komen.
Monica van Dooren zegt dat de oefeningen van de trainingen worden aangepast en dat er andere ballen gebruikt worden voor beginners.
Bart Mellink meldt dat dit inderdaad klopt en oké is voor de kunstgrasbanen.
Kees Huisman vraagt of er verschillende normen bestaan waaraan de kunstgras banen moeten voldoen.
Bart Mellink zegt dat die er niet is. Er is maar een norm en het maakt niet uit welke doel of functie het kunstgras heeft. Vooraf is er al nagedacht over de gedachte of er competitie op moest worden gespeeld of niet.
Odise van Ogtrop meldt dat de documentatie wat betreft dit hele verhaal wat gebrekkig is, er is een contract maar er zijn ook nog dingen onduidelijk. In oktober, november staat dit punt zeker weer op de agenda. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden om het contract open te breken.
3. Notulen ALV 16 Oktober 2008
Marianne Fluitsma vraagt of er zich mensen hebben gemeld voor de Lustrumcommissie? Het antwoord van de voorzitter luidt neen. Er is nog geen Voorzitter bekend.
De voorzitter meldt dat de vorige keer is gevraagd of er regels en/of specifieke jeugdtijden zijn. In de statuten wordt daar niet over gesproken er wordt wel verwezen naar een huishoudelijk reglement. Dit moet ergens zijn of liggen. Vroeger bestonden er wel regels voor.
Kees Huisman heeft van Rob Coli begrepen dat er wel onderscheid was en dat er bepaalde tijden golden.
Marianne Fluitsma vraagt hoe het staat met het opknappen van de muur.
Odise van Ogtrop meldt dat de muur zelf is opgeknapt alleen de vloer kan pas bij 15 graden geëgaliseerd worden. Ook is er al een net aanwezig dat binnenkort zal worden opgehangen om de bovenkant af te dekken.
De notulen worden goedgekeurd door de vergadering.
4. Jaarrekening 2008
Rob van Spronsen neemt het woord. Hij heeft zijn eerste jaar als penningmeester er opzitten en gelukkig gaat het goed met de club. Er is een resultaat van € 51.000 behaald.
5. Toelichting Penningmeester
De inkomsten uit contributies bedragen € 250.000. Dit is lager dan 2007 maar dit heeft te maken met de beperkte aanname van nieuwe leden vanwege de problemen rondom de kunstgras banen.
Op onze banktegoeden hebben we ca. € 3.000 aan rente ontvangen.
De Sponsoren zijn een constante factor in het geheel. Er vallen er elk jaar wel wat af maar er komen er ook weer bij.
De Pachtsom is naar beneden bijgesteld. Er is een gesprek geweest met de pachters met als doelstelling vooral de gezelligheid terug te brengen en daarin zijn de openingstijden heel belangrijk. In vergelijking met het jaar 2007 en 2008 is het clubhuis bijna altijd open.
Verder is er altijd een bepaalde som die richting de KNLTB gaat vanwege de vaste afdracht van onze leden.
OLTC heeft een aantal vaste en belangrijke vrijwilligers die een vergoeding krijgen.
Het reguliere onderdeel is het park, daarover hebben we een contract met ´Van Nieuwland´. Het park ligt er mooi bij en we gaan met het contract door.
De energiekosten zijn vrij constant, we ontvangen hier ook een subsidie van de KNLTB voor van € 2000 op jaarbasis.
Voor de huur van de kunstgrasbanen is in 2007 een te hoge reservering gemaakt die dit jaar vrijvalt. De jaarlijkse huur bedraagt € 17.000. Verder is het gebouw en terrein verzekerd ed.
De afschrijvingen op de vaste actvitia zijn aan de lage kant. In 2007 is er afgeschreven op de grond, terwijl in 2006 is afgesproken niet meer af te schrijven op de grond. Dit heeft te maken met het feit dat we tegen een vaste boekwaarde de grond kunnen terugverkopen aan de gemeente. In 2008 is de afschrijving van 2007 gecorrigeerd
De rentelast betreft de rente over de lening van de Nederlandse Waterschapsbank.
De commissies zijn dit jaar netjes binnen de begroting gebleven. De Jeugdcommissie krijgt in 2009 wat extra. Van de CWT staan er nog wat posten van de afgelopen jaren open, zij blijven overigens prima binnen hun begroting. Het open 30+ toernooi heeft vorig jaar extra kosten moeten maken door het slechte weer waardoor zij binnen banen hebben moet huren.
Voor de Lustrumcommissie wordt elk jaar een bedrag gereserveerd van € 5.000 om tot een lustrumbegroting van € 20.000 in 2011 te komen. De Sponsorcommissie organiseert elk jaar 2 activiteiten.
Het Clubblad en het gebruik van de website levert een verschil in de begroting op. Deze kan dus worden aangepast. Dit komt omdat we nu een digitale versie hebben gemaakt.
De kosten voor de accountant zijn aan de hoge kant, de reservering die in 2007 is getroffen is te laag gebleken. Daarnaast zijn extra kosten voor de ledenadministratie gemaakt vanwege diverse mailings. Voor volgend jaar zal hier zeker op bespaard kunnen worden.
De bestuurskosten zijn prima op orde.
Bij de post overig moet je denken aan beveiliging, muziekrechten en er is een nieuwe printer gekocht.
Vorig jaar is er € 30.000 euro toegevoegd aan de voorziening voor groot onderhoud. Er is nog geen onderbouwing c.q. een onderhoudsplan maar de doelstelling voor 2009 is om deze op te stellen. Op deze manier zijn we als vereniging is staat goed inzicht te hebben in wat OLTC komende jaren qua grote uitgaven kan verwachten.
Naast de winst-en-verliesrekening is de balans gepresenteerd. Voor de lening aan de Nederlandse Waterschapsbank moet dit jaar een nieuw rentepercentage worden afgesproken. Er zal gekeken worden of de lening deels vervroegd afgelost kan worden.
6. Verslag Kascommissie
Bart van Dooren neemt het woord. Er is wat betreft de jaarrekening 2008 tweemaal vergaderd waarbij de penningmeester eenmaal zelf aanwezig was. De administratie is gecontroleerd en compleet bevonden. Er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd. De Kascommissie stelt decharge voor. Dit voorstel wordt met applaus aangenomen. Vaststelling Jaarrekening 2008
De vraag wordt gesteld wat het verschil is tussen een prognose en een begroting. Rob van Spronsen antwoordt dat een begroting van te voren wordt gemaakt en dat hij zelf richting het einde van 2008 een korte tussenevaluatie heeft gemaakt.
Ludy Foppe is blij te horen dat er financiële meevallers zijn zoals het clubblad en de accountants kosten, ook al moet het een en ander nog officieel worden getoetst. Maar zij wil vragen of hieraan geen acties kunnen worden verbonden richting de leden zoals bijvoorbeeld de contributie verlaging.
De voorzitter meldt dat de contributie de afgelopen jaren is verhoogd behalve het afgelopen jaar. Verder wordt deze in de najaars ALV pas vastgesteld.
Vanuit de leden komt de opmerking dat er over het digitaliseren van het clubblad niet is gestemd. Er zijn digibete leden binnen de club maar voor deze mensen zijn er meerdere kopijen achter de bar neergelegd. Het bespaart de club zo’n € 4.000.
De voorzitter vult verder aan dat er ook gereserveerd wordt voor het banenonderhoud in de toekomst.
Ludy Foppe merkt nogmaals op dat de leden er niet zo veel van merken dat de club goed in slappe was zit. De voorzitter meldt dat de banen er goed bijliggen, er een terras is aangelegd, het clubhuis weer voorzien is van een goede lik verf.
Bart Mellink vult aan dat er ook dingen voor de jeugd worden geregeld zoals een jeugdkamer en er komt een tafeltennistafel. Bart legt uit dat de tafel gepland is aan de linkerkant van de muur.
8. Decharge penningmeester
De voorzitter neemt weer het woord en vraagt aan alle aanwezige decharge voor de penningmeester wat met applaus wordt bekrachtigd.
9. Aftreden Jefke
De voorzitter meldt dat Jefke het heel jammer vindt dat ze er zelf niet vanavond bij kan zijn. Ze heeft ruim een haar in het bestuur gezeten. In januari 2008 is ze aangetreden en is voortvarend begonnen met het oppakken van het clubblad en het afhangbord. Ze is een enthousiast lid van het bestuur geweest waarbij haar werk als coach soms werd doorgevoerd tijdens de vergaderingen van het bestuur. Haar eigen bedrijf loopt erg goed maar het was niet meer te combineren met het bestuurswerk. Jefke wordt nogmaals hartelijk bedankt.
Wat haar aftreden betreft komt 1 ding eigenlijk zeer goed uit wat tijdens het recent doornemen van de statuten is vastgesteld dat er een oneven aantal personen in bestuur moeten zitten en dat is hiermee weer op orde gekomen. Verder mag in principe een bestuurslid 4 jaar zitten, daarna nog eens 4 jaar maar dan niet meer. Velen hebben de afgelopen jaren korter in het bestuur gezeten.
Marianne Fluitsma meldt dat continuïteit niet slecht is. Het is fijn als daar wel een goede balans en cadans inzit namelijk een lid erbij, een lid eraf.
10. Rondvraag
Ludy Foppe meldt dat tijdens de introductieavond voor nieuwe leden de Cwt een heel mooi verhaal heeft gehouden over de competitie maar dat er in het weekend nauwelijks banen voor recreanten zijn. Dit is voor mensen die de hele week werken en alleen in het weekend kunnen spelen niet fijn.
De vz meldt dat er zondag op de kunstgrasbanen kan worden gespeeld. Door veel banen meteen ter beschikking te stellen voor de competitie kunnen de wedstrijden ook sneller worden gespeeld. Voorheen waren er altijd 2 banen vrij voor recreatie nu komen er in de loop van de dag steeds meer banen vrij.
Bart van Dooren vult aan dat op zaterdag baan 11 een recreatie baan is maar als er geen leden komen er competitie wordt gespeeld, Baan 12 is voor lessen. Op zondag is dit niet zo en wordt er op 8 banen gestart maar in de loop vd dag komen inderdaad banen vrij.
Misschien is het wel verstandig hierover iets op de site te zetten of via het afhangbord dit duidelijk te maken/krijgen. Bart zal kijken of hij daarmee iets kan. Op de site en agenda kan natuurlijk altijd.
Ludy Foppe vult aan dat er zondag een clubje heren om 9.00 uur wil tennissen en dit dus mogelijk is omdat niet alle banen om 9.00 uur meteen voor de competitie zijn maar wel vanaf 10.00 uur.
Marianne Fluitsma vraagt of er nog duurzame haken voor het ophangen vd sleepnetten komen omdat de netten dus heel rommelig worden neergelegd en je erin blijft haken.
Odise van Ogtrop meldt hierop dat er mensen zijn die hier anders over denken. Het probleem was de Jeugd die aan de haken gingen hangen. Max heeft ze er vorig haar afgehaald en toen is die keuze al gemaakt dat er geen nieuwe haken zouden worden opgehangen.
Monica van Dooren vraagt of het niet mogelijk is, net zoals bij golven, om borstels voor de schoenen bij de ingang van het clubhuis neer te leggen zodat zowel het clubhuis als bv de auto schoner blijven. Er ligt na een competitiedag ontzettend veel gravel in het clubhuis wat geen nette aanblik oplevert en niet representatief is.
Marianne Fluitsma vult aan dat er ook zoets is als een borstelmat.
Het bestuur zal dit verzoek meenemen.
Bart van Dooren vraagt hoe het nu gaat met het plaatsen en stallen van de fietsen voor de ingang en met de hockeyballen die recent door de ramen zijn geslagen.
De voorzitter meldt dat deze kwestie bij de gemeente ligt, er zou een kruis voor het hek van OLTC worden gezet. Misschien deze actie zelf maar gaan uitvoeren. Wat betreft de hockeyballen er zijn er inderdaad 2 recent over de hekken geslagen. Dit is snel en keurig opgelost. De verzekering er erbij gehaald en Aat van Rhijn is op de hoogte gesteld.
Irene Liem meldt ter aanvulling dat het hek bij baan 12 is verhoogd maar bij
11. Sluiting
De voorzitter dankt alle aanwezige voor hun komst, belangstelling en input tijdens de vergadering en nodigt hen uit voor een drankje.