Notulen ALV 1-2010 (10 januari)
Notulen Algemene Leden Vergadering OLTC op 10 Januari 2010 (download als PDF)
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering om 14.00 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom.
2. Mededelingen
Op dit moment worden niet de concept notulen van de Algemene ledenvergadering van oktober besproken, dit zal in april gebeuren tijdens de Algemene ledenvergadering in het voorjaar. Er staan voor nu een tweetal andere belangrijke punten op de agenda.
3. Statutenwijziging
De voorzitter verwijst naar het voorstel wat men op de website heeft kunnen lezen en in geprinte versie op de agenda aanwezig is. Het voorstel betreft artikel 9 lid 1 waarin staat dat het bestuur minimaal uit 5 leden moet bestaan en altijd met een oneven aantal. Het bestuur stelt voor de bepaling te veranderen dat het aantal leden minimum van 5 dient te zijn. Leden stemmen unaniem voor.
Vervolgens wil het bestuur artikel 13 lid 1 wijzigen zodat algemene vergaderingen voortaan per mail en via de website bijeen kunnen worden geroepen. Een reden is dat een mailing ongeveer € 1000, - kost en dit dus veel geld bespaart.
· Mw. Ludy Foppe vraagt hoe het zit met de mensen die geen computer hebben en of we daar zicht op hebben. Hoe gaan we die mensen informeren?
· Dhr. Helmerhorst stelt voor in een brief, bijvoorbeeld die over de contributie, aan te geven aan deze leden kunnen kiezen om schriftelijk op de hoogte te worden gehouden maar dat dit consequenties heeft voor de contributie.
· Mw. Odise van Ogtrop, bestuurslid parkzaken, meldt dat voor deze groep, die vaak op de tennisbaan komt, informatie over de ALV bij het afhangbord en/of prikbord kan worden opgehangen.
· Dhr. Kees Huisman vult aan dat er moet staan vermelding op de website en/of voor zover mogelijk via e-mail. Niet van iedereen is een e-mailadres bekend.
· De voorzitter meldt dat het bestuur, de mensen die geen computer hebben en zich opgeven bij het bestuur, een schriftelijke uitnodiging zal sturen.
Mw. Odise van Ogtrop vult aan dat zij nog iets wil zeggen over het plan van het bestuur om deze middag een tweede vergadering te houden. Een lid heeft zijn twijfels geuit over de geldigheid van het houden van een tweede vergadering, direct aansluitend aan de eerste vergadering. Om discussie over deze handelswijze te voorkomen komt er deze week een brief met een uitnodiging voor een tweede vergadering op zeer korte termijn.
De voorzitter vat samen het voorstel zoals het nu staat te handhaven en in het huishoudelijk reglement op te nemen dat als een lid dit kenbaar maakt het bestuur het desbetreffende lid een schriftelijke uitnodiging voor de algemene ledenvergadering zal sturen. Op de volgende vergadering zal dus pas definitief worden besloten. Op de vraag of er bezwaar is, is het antwoord nee. Na een laatste opmerking van Kees Huisman wat de 2 eventuele toevoegingen te betekenen hebben die niet in het voorstel hadden moeten blijven staan en dus komen te vervallen is men akkoord.
4. Vaststelling huishoudelijk reglement
Artikel 1; Dit is besproken en akkoord bevonden.
De heer Michiel Verhagen stelt de vraag wat we doen met de nieuwsbrief. De nieuwsbrief is een ander initiatief en bestaat buiten het huishoudelijk reglement.
Artikel 2, deel 3; verzoekt Mw. Marianne Fluitsma er specifiek in te zetten dat honden moeten worden aangelijnd. Verder geen op- of aanmerkingen en akkoord. Mw. Ludy Foppe vraagt in aansluiting of er bij het hek een duidelijk bord kan worden opgehangen dat dit terrein alleen voor leden toegankelijk is. Een goede tip, het bestuur zal dit oppakken en het hek voorzien van een bord.
Artikel 3; geen opmerkingen betreffende de speelpasjes, is akkoord.
Artikel 4; Dhr. Foppe vraagt of 1 baan in het weekend tijdens de competitie voor recreanten niet wat weinig is. De voorzitter meldt dat hier een minimum wordt aangeven. Voorheen waren het 2 banen. De heren Foppe en Helmerhorst leggen voor dat zij deel uit maken van een achttal, dat graag op zondagochtend (om 9.00) wil spelen en dit vorig jaar een paar keer niet kon. Ter informatie melden de voorzitter en Kees Huisman dat de senioren op zondag om 10.00 en de jeugd om 8.30 beginnen. Dhr. Kees Huisman vult aan dat hij zelfs wel veel meer clubjes weet die willen spelen in het weekend. Het blijft een feit dat de weekenden tijdens de competitie inderdaad erg vol zijn. Voor leden is wellicht onduidelijk wat de afspraken hierover zijn. In het Jiba systeem wordt overigens aangegeven wanneer en welke banen bezet zijn. Afhankelijk van het weer en wedstrijden komen er in de loop van de middag (16.00 uur ) steeds meer banen vrij. Mw. Josine Burgerjon meldt dat zij een aantal keren heeft gemerkt dat het via internet reserveren van banen niet goed gaat. De heren Bart Mellink, vice-voorzitter, Michiel Verhagen en Onno Guinau vullen aan dat ten eerste het systeem laat zien wat geblokt is en wat niet. Elk jaar moet en wordt er duidelijk afgestemd welke banen trainingsbanen zijn, wellicht moeten er meer internetbanen via het systeem worden vrijgeven om te reserveren. Het blijft een feit dat er veel wordt lesgegeven. Op de tip/vraag van de heer Helmerhorst of s’ochtends het park niet eerder open kan zodat eerder kan worden getennist kan vanwege praktisch redenen niet worden ingegaan.
Artikel 5; clubavond
De voorzitter geeft aan dat dit artikel een handvat geeft hoe men voor deze avond moet inschrijven. De heer Kees Huisman vindt het onvoldoende transparant en vraagt of dit niet via het afhangsysteem kan. Dit kan niet. Afgesproken wordt dat Max om acht uur s’ochtends de lege lijsten ophangt.
Artikel 6; Dhr. Kees Huisman meldt bij punt 6 dat wel duidelijk moet zijn wie degene is die dan een ander aanspreekt. Bij punt 6 wordt ‘elk lid anders’ dus bijvoorbeeld ook de mensen achter de bar bedoeld. Dit is voldoende beschreven. Mw. Josine Burgerjon vraagt of na de discussie over de internetbanen deel 1 wel goed is beschreven. Dhr. Bart Mellink bevestigt van wel, technisch staat het correct opgeschreven. De heer Marco van Berge Henegouwen vraagt of punt 6 kan worden ophangen bij het afhangbord. Hiervoor wordt gezorgd. Het hele reglement zal worden geplastificeerd en opgehangen. Verder vervolgt de heer Marco van Berge Henegouwen dat hij heeft gemerkt dat veel mensen die training hebben dezelfde trainingsbaan die dan komt te vervallen reserveren om vervolgens verder te kunnen spelen. De voorzitter meldt dat het systeem hierin voorziet. Mw. Ludy Foppe merkt op dat zij niet iedereen kent en dan wil vragen naar een pasje. Dit is akkoord. De heer Jan Pauw vermeldt dat er voorheen meer banen beschikbaar waren voor seniorleden en of het tijdstip vervroegd kan worden naar 20.00 uur. De voorzitter meldt dat dit soort afspraken in het systeem kunnen worden gezet. Bart zal hier technisch naar kijken. Bij het artikel 6, punt 5 zal het tijdstip dat seniorleden voorrang hebben worden gewijzigd naar 20.00 uur.
Artikel 7; Hierop komt de opmerking of het dan zo is dat leden niet met eigen ballen mogen spelen. Dit mag uiteraard. De tekst zal worden aangepast. De zin zal beginnen met ‘De door de club ter beschikking………
Artikel 8; geen opmerkingen, akkoord.
Artikel 9; geen opmerkingen, akkoord.
Artikel 10; geen opmerkingen, akkoord.
Artikel 11; geen opmerkingen, akkoord.
Artikel 12; aanvulling op punt 1 of het reglement zowel bij het afhang- als prikbord kan worden opgehangen, wordt akkoord bevonden. De voorzitter meldt dat lid 3 komt te vervallen en dit anders wordt opgelost. Wijzigingen in het reglement kunnen tijdens de twee jaarlijkse Algemene Leden Vergaderingen twee worden voorgelegd en vastgesteld.
5. Rondvraag
De heer Kees Huisman vraagt naar de stand van de kunstgras banen en naar het beleid met betrekking tot de wachtlijst. Bij OLTC zijn er ongeveer 1000 senior- en 500 jeugdleden. Na aanname van de nieuwe leden voor 2010 blijkt dat de wachtlijst nog bestaat uit ruim 200 jeugdleden, de senioren kunnen allemaal aangenomen worden. De vraag van dhr Huisman is of er niet meer jeugd aangenomen zou moeten worden aangezien de jeugd de toekomst heeft. De voorzitter geeft aan dat wat betreft de kunstgras banen er een brief naar de gemeente is gestuurd. De gemeente heeft daarop iedereen die met deze kwestie te maken hebben gehad en nog hebben zoals vertegenwoordigers van LOHC/Saco/oltc uitgenodigd om de tafel te gaan zitten. De inzet van OLTC is dat de banen niet voldoen aan de minimum norm die aan een tennisbaan mogen worden gesteld. Elk jaar worden er grote bedragen voor de kunstgras banen neergelegd. Mw. Josine Burgerjon meldt dat de banen in de loop van de tijd toch beter zouden worden? De voorzitter geeft aan dat het bestuur dat ook dacht. De heer Bart Mellink vult aan dat onderzoek heeft uitgewezen dat de banen wel iets verbeterd zijn maar verdere verbetering niet meer te verwachten valt. De heer van Helsdingen vraagt wanneer de bespreking bij de gemeente gepland. Hij deelt mee dat aankomende week, precies gezegd donderdag, een belangrijk besluit wordt genomen over eventuele plannen om in de nieuwe wijk sportfaciliteiten te gaan neerzetten.
De heer Jan Pauw vraagt hoe lang we in principe aan de banen vastzitten. De voorzitter meldt dat dit tot het jaar 2021 is. De heer Bart Mellink meldt dat het bestuur juridisch advies heeft ingewonnen. Het contract kan worden vergeleken met een huurcontract. Indien er niet geleverd wordt wat afgesproken is kan overgegaan worden tot ontbinding van het contract.
Mw. Ludy Foppe merkt op dat het huidige ledenaantal gebaseerd is op de hoeveelheid banen die OLTC heeft inclusief de kunstgras banen. De voorzitter vervolgt zijn verhaal betreffende de vraag hoe de verdeling senior- en jeugdleden bij OLTC is opgebouwd. Dit is dus ongeveer 1/3 senior en 2/3 junior. Dit is beleid wat een aantal jaren geleden is in de algemene ledenvergadering is afgesproken. Er ontstaat een probleem met de training als er verhoudingsgewijs meer jeugdleden worden aangenomen. Training kan onvoldoende worden aangeboden omdat men al op een maximaal aantal uren zit qua capaciteit van de banen. Ter aanvulling meldt de voorzitter dat andere clubs veel minder jeugd hebben, OLTC heeft daarnaast een gat in de leeftijdscategorie 18 - 35 jaar.
Mw. Josine Burgerjon vraagt wanneer de brief betreffende de contributie komt. De heer Rob van Spronsen meldt dat de ledenadministratie met de laatste wijzigingen bezig is en de brief/factuur binnenkort wordt verstuurd.
6. Sluiting
De voorzitter sluit om 15.30 uur de vergadering.
AANWEZIGE LEDEN:
Dhr. Helmerhorst Dhr. Van Helsdingen Dhr Huisman
Mw en Dhr Foppe Dhr. Verhagen Mw. Burgerjon
Dhr. Van Berge Hene Gouwen Mw. Fluitsma Dhr. Paauw
Dhr. Guinau Mw. Dijkstra Mw. Liem
AANWEZIGE BESTUURSLEDEN:
Dhr. Dick de Groot (voorzitter)
Mw. Hélène van Riet (secretaris)
Dhr. Rob van Spronsen (penningmeester)
Dhr. Bart Mellink (vice voorzitter)
Mw. Odise van Ogtrop-Beerman (parkzaken)