Notulen ALV 2010 - 22 april
VOORJAARS
ALGEMENE LEDEN VERGADERING OLTC 22 APRIL 2010
(download PDF versie)
- Opening
De voorzitter opent de vergadering om acht uur en ziet het als een compliment dat er meer leden dan de vorige keer aanwezig zijn. Het gaat goed kennelijk goed met de club. Het ledenaantal van de club zit rond de 1500 leden. Op de wachtlijst staan 180 juniorleden. Senioren worden op dit moment direct na aanmelding aangenomen.Verder is er goed nieuws ten aanzien van de verschillende commissies die goed vol zitten met enthousiaste mensen.
- Mededelingen
Luifel/Veranda; de voorzitter meldt dat er een stuk op de website staat over dit onderwerp. Er is zelfs een tweede keer een tekst opgezet omdat het een en ander niet duidelijk was. Iedereen kan één keer een stem voor of tegen uitbrengen.
Bart van Dooren vraagt of het bestuur zijn foto’s van iets vergelijkbaars uit Laren heeft gezien. Deze club heeft een uitschuifbare luifel die bij slecht weer dicht kan en bij mooi weer open gezet kan worden.
De voorzitter meldt dat er inderdaad verschillende varianten zijn. Onder andere met doek maar deze moet dan om de zoveel jaar worden vervangen.
Lia van Schaik meldt eventueel nog een adres te hebben wat goedkoper is. De aanwezige leden zijn voor maar dan in- en uitschuifbaar.
Sandra Leeksma vindt een sterk punt van deze club juist het grote terras.
Wel wordt gemeld dat men bang is dat de rokers eronder gaan zitten. De voorzitter meldt dat hier afspraken over worden gemaakt.
De voorzitter vervolgt met een ander onderwerp waarover men ook met elkaar van gedachten kan wisselen op de website en dat is het forum over de toekomst van de club. Het inloggen schrikt sommige mensen echter af. De leden wordt opgeroepen hun mening te geven.
Kunstgras-banen; De voorzitter verteld dat er in maart opnieuw een onderzoek door Isa-sport is uitgevoerd. Dit is zo afgesproken na een gesprek met de gemeente, Lohc en Saco. De uitslag is nog niet bekend bij het bestuur. Aanstaande dinsdag 27 april is er een gesprek met de gemeente gepland waarin de uitslag bekend wordt gemaakt en wordt besproken. Als het onderzoek slecht uitpakt wil OLTC van de banen af, is het onderzoek beter dan vorig jaar dan moet dit goed worden uitgezocht. De leden worden hierover geïnformeerd
Dan is er vorig weekend een webcam geplaats aan de muur vlak boven het dak waarop de banen 4-6 en de banen 7-11 weer worden gegeven. Dit is alleen daar gedaan vanwege de privacy. De beelden zijn niet scherp en per 3 seconde wordt het beeld ververst. Op de website kan ook de baanbezetting worden bekeken, deze is gelinkt aan het afhangsysteem. Nieuw is dat gedurende de competitie elk weekend precies op de website staat vermeld welke teams thuis spelen.
- Goedkeuring notulen najaarsvergadering 29 oktober 2009
De notulen van 29 oktober 2009 worden zonder opmerkingen vastgesteld
- Goedkeuring notulen vergadering van 10 januari en 28 januari 2010
De notulen van 10 januari en 28 januari 2010 worden goedgekeurd. Hiermee is de statutenwijziging formeel geakkordeerd.
- Jaarcijfers 2009
De voorzitter geeft het woord aan de penningsmeester Rob Van Spronsen.
Rob vervolgt met de mededeling dat dit de eerste jaarrekening is die gemaakt is door de nieuwe accountant Bunnnig en Partners. Zij zijn ook sponsor geworden
Er wordt een klein overzicht uitgereikt zodat iedereen mee kan kijken.
Rob begint op bladzijde 6 met het exploitatieoverzicht.
Directe kosten
Baten; deze zijn gedaald met € 10.000,-. Dit komt deels door de contributie, vorig jaar is er terughoudendheid betracht met het aannemen van leden. Daarnaast zitten hier ook de sponsorgelden in waarvan er dit jaar vier hebben opgezegd maar er ook twee nieuwe sponsoren hebben aangemeld.
In de directe kosten zit ook de afdracht naar de KNLTB, deze is licht gedaald vanwege het dalen van het ledenaantal en de kosten voor de tennisballen.
Daarentegen nemen de afschrijvingen flink toe. Een fout uit 2007 is gecorrigeerd in 2008. In 2009 zitten we op een normaal niveau.
Wat betreft de huisvestingskosten; hierin zitten de kosten voor het reguliere onderhoud. In 2008 zijn we een contract aangegaan met Ad van Nieuwland De kosten zijn aan de hoge kant o.a. doordat er meer is gedaan zoals snoeiwerk en er meer uren zijn gewerkt. Daarnaast zijn de kosten vanMax van Berge Henegouwen in het contract opgenomen. Andere huisvestingskosten betreffen kosten voor energie, verzekeringen en de huur voor de kunstgrasbanen.
De algemeen kosten zijn afgenomen. Reden is dat het clubblad digitaal wordt gemaakt alhoewel we vorig jaar nog wel wat extra mailingen hebben moet doen. De kosten voor de accountant zijn naar beneden gegaan van € 4000 naar € 1500. Ook de kosten voor de ledenadministratie zijn afgenomen.
De commissies zijn ook vorig jaar binnen hun begroting gebleven. De Commissie Wedstrijdtennis is naar een hoger budget gegaan zijnde € 18.000,-. Door een niet betaalde nota uit 2007, betreffende wintertraining voor de selectie, zijn de kosten voor 2009 nog wel hoger uitgekomen.
Rente/Baten; Voor het geld wat op de bank staat, ontvangen wij rente. De rentelasten nemen licht af. Volgend jaar worden deze kosten nog lager omdat er een lage rente voor de lening met de Nederlandse Waterschapsbank is afgesproken.
Het resultaat voor 2009 is € 20.892,- . Hiervan is € 20.000 aan de voorziening groot onderhoud toegevoegd.
Balans
Op de activa staan zaken zoals het park, verlichting, de pompinstallatie en inventaris van het clubhuis.
Vorderingen zijn onder andere vooruitbetaalde verzekeringen.
Liquide middelen is het geld wat op de bank staat.
Passiva is het kapitaal zijnde het vermogen van de club.
De voorzieningen betreffen de voorziening voor groot onderhoud. Hiervan is nog geen onderbouwing maar dit wordt binnenkort aangereikt vanuit de gemeente. Deze heeft onderzoek laten doen. Het resultaat is nog niet bekend. Met dit rapport heeft de vereniging een hulpmiddel om te bepalen hoeveel geld men de komende jaren moet reserveren voor groot onderhoud.
Josine Burgerjon vraagt of de toiletten ook onder groot onderhoud vallen.
De voorzitter bevestigd van ja en deelt mee dat er ook op dit moment op kosten van de gemeente een verenigingsscreening wordt uitgevoerd. OLTC heeft dan binnenkort een heel goed en compleet beeld over hoe de club ervoor staat.
Rob vervolgt met de laatst balanspost zijnde de lening bij de Waterschapsbank
De overige schulden zijn de kosten die nog niet per 31 december zijn betaald.
Josine Burgerjon vraagt naar de lening bij de Waterschapsbank. Daar heeft ze nooit van gehoord. Rob legt uit dat toen OLTC, onder leiding van toenmalig voorzitter Jac Vissers, 20 jaar geleden als club het park ging kopen zij daar terecht zijn gekomen. Deze bank leende geld aan de publieke sector. Recent was de renteperiode van 10 jaar afgelopen en er is opnieuw een renteperiode van 3,8% voor 10 jaar afgesloten.
Als laatste meldt de penningmeester dat er aan het eind van het jaar € 150.000,- op de rekening staan als alles is betaald.
- Verslag kascontrolecommissie
Lia van Schaik, lid kascommissie, neemt het woord en meldt dat er geen extreme zaken zijn gevonden en de jaarstukken zijn goedgekeurd.
- Decharge penningmeester
Namens alle aanwezigen wordt de penningmeester ‘met hulde’ gedechargeerd.
- Rondvraag
Marco van Berge Henegouwen vraagt wanneer, zoals afgesproken, het huishoudelijk regelement naast het afhangbord wordt opgehangen. De voorzitter deelt mee dat dit er hangt en ook zoals afgesproken op de site staat vermeld.
Kees Huisman vindt het aantal van 160 kinderen op de wachtlijst erg veel. Hij vindt dit geen luxe maar een serieus probleem. Kunnen we daar niet iets mee doen zoals bijvoorbeeld een samenwerkingsverband met Udo of Unicum over afspreken. Gaan er in de toekomst ook voorrangregels gehanteerd worden.
De voorzitter meldt dat een aantal zaken afhangt van de gemeente. Dhr. Mackaay blijft wethouder, zeer waarschijnlijk zal ASC moeten verhuizen en komt er misschien voor OLTC ruimte vrij.
Bart Mellink vult aan of men wel groei wil, de club dit wenselijk vindt en kun je nog training aan de leden aanbieden.
De vraag wordt gesteld op welke leeftijd kinderen zich mogen opgeven/inschrijven. Hierover is geen afspraak gemaakt, het bestuur zal hierover gaan nadenken.
Josine Burgerjon vraagt of nieuwe leden zonder tenniservaring niet voor moeten gaan wat betreft het kunnen lessen in plaats van alle ‘oude’ leden die al wel kunnen tennissen.
Sandra Leeksma meldt dat OLTC zeer goeie trainers in huis heeft en juist ook ervaren spelers graag les willen blijven krijgen.
De voorzitter vult aan dat ieder nieuw jeugdlid ook les moet kunnen krijgen en er in het verleden besloten is een verhouding van 1/3 jeugd en 2/3 senior.
Josine Burgerjon vervolgt met haar mening dat er op het park erg veel wordt getraind. Op de kunstgrasbanen staat niemand. De voorzitter legt nogmaals uit dat bepaalde beslissingen voor de toekomst van de club afhangt van het gesprek met de gemeente volgende week dinsdag.
Josine Burgerjon vindt verder dat de stemming over de luifel op de website geen goed beeld geeft omdat mensen niet op de site kijken. De voorzitter geeft aan dat hij al heel veel meningen en gesprekken heeft opgevangen. Het moet inmiddels algemeen bekend zijn dat dit op de website staat en door indereen kan worden bekeken en gelezen.
Bart Mellink vult aan dat er wekelijks 400 unieke bezoekers de site bezoeken.
Sandra Leeksma vraagt naar het beleid ten opzicht van de beschikbaarheid van de banen. Zij vindt ook dat er heel veel wordt getraind.De banen zijn altijd bezet dus de mensen die geen trainen hebben kunnen nauwelijks spelen.
De voorzitter verteld dat het contract met More volgend jaar afloopt. In 2011 wordt er een nieuw contract afgesloten waarin het bestuur wil gaan vastleggen en bespreken hoeveel uur en op hoeveel banen training mag worden gegeven.
Bart Mellink vult aan dat uit de statistieken blijkt, overigens is het tijdens de competitieweken altijd drukker, dat de wachttijd maximaal een half uur is.
De opmerking volgt of het niet mogelijk is om via internet meer banen te kunnen afhangen. Het bestuur zal de bezetting volgen en aankijken.
Lia van Schaik heeft 2 opmerkingen naar aanleiding van het inzien van de financiele stukken. Ten eerste of het niet leuker is om een/het seizoen met alle commissies samen af te sluiten tijdens bijvoorbeeld een bedankavondje met daarbij een kleinigheid
( boekenbon/LJ-sport bon ) dan zoals het nu gebeurd. Elke commissie gaat zelf uit eten en levert een bonnetje in. De voorzitter vult aan dat dit het afgelopen seizoen op kleine schaal wel is gebeurd. Dit kan op grotere schaal worden georganiseerd. Er is een afspraak over wat per commissielid mag worden uitgegeven voor een etentje namelijk ongeveer € 35,-. De andere aanwezigen vinden het op zich een leuk idee maar niet heel goed uitvoerbaar, wannneer plan je dit in, anderen willen dit juist alleen met de eigen commissie doen en zo’n avond gebruiken als een evaluatie-avond.
Verder wil Lia van Schaik als budget besparende tip meegeven of er niet beter een vaste bijdrage kan worden afgesproken voor de onkosten die de personen die de club onderhouden maken. Hoe het nu gebeurt is niet goed controleerbaar. Rob van Spronsen meldt hierover al weleens van gedachten te hebben gewisseld maar zal er nogmaals aandacht aan besteden.
Bart van Dooren meldt op persoonlijke titel zich niet te kunnen vinden in de opmerkingen van Lia van Schaik over de uitgaven van het bestuur. Haar opmerkingen zijn op zijn verzoek verplaatst naar de rondvraag.
Bart van Dooren vervolgt met een vraag aan het bestuur of er op het terras tussen
baan 6 en 12 nog goeie zitmogelijkheden komen. De voorzitter meldt dat men daarmee bezig is.
Monica van Dooren vraagt of er buiten ergens een grote klok kan worden gehangen zodat met name de jeugd kan zien hoe laat het is. Het bestuur vindt dit een goed idee en zal er werk van maken.
Monica van Dooren vraagt of het klopt dat als je via internet een baan hebt gereserveerd voor s’avonds je ‘s middags niet meer kan afhangen.
Bart Mellink antwoordt dat dit klopt.
- Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21.05 af en dankt alle aanwezigen.
Aanwezig tijdens vergadering
Namens het bestuur;
de heren D. de Groot, R. van Spronsen en B. Mellink en de dames O. van Ogtrop en
H. van Riet
Leden;
Mw. K. Leemsma, Mw. L. van Schaik, Mw. M. van Dooren, Mw. J. Burgerjon,
Mw. P. Seijffert
Dhr. B. van Dooren, Dhr. M. van Berge Henegouwen, Dhr. O. Guinnau, Dhr. K. Huisman