Notulen ALV 2006

Concept-notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 10 oktober 2006


1.    Opening door de voorzitter

De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom.
Er zijn afmeldingen ontvangen van de bestuursleden D. de Groot en R. Mars en van de heer J. Herweijer.

2. Notulen algemene ledenvergadering van 6 april 2006

De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld.

Naar aanleiding van de notulen constateert mevrouw Fluitsma dat het clubhuis opgeknapt is maar dat er nog geen openslaande deuren naar het terras zijn. Aangegeven wordt dat dit punt bij agendapunt 7 behandeld zal worden.

3.    Terugblik op het jubileumjaar

Het bestuur blikt terug op een fantastisch jubileumjaar waarin veel feestelijkheden georganiseerd zijn rond de vaste activiteiten van het seizoen. Het hoogtepunt vormde echter het jubileumweekend met een geweldig feest en een receptie tijdens welke de gouden bondsvlag gehesen is door de twee oudste leden van OLTC. Tijdens het jubileumweekend werden ook de finales van de Masters gespeeld die voor deze gelegenheid op ons park werden gehouden. Tenslotte bedankt de voorzitter nogmaals de feestcommissie voor haar inzet.

De heer Bruin neemt vervolgens het woord om de Gouden Bal uit te reiken aan die leden die bijzondere prestaties hebben geleverd het afgelopen jaar. Dit jaar wordt de Gouden Bal, die door mevrouw L. van der Wilk is gemaakt, uitgereikt aan Michiel Greidanus en Vivian Bastiaansen.

4.    Vrijwilligers gevraagd!

Het zoeken naar vrijwilligers blijft een terugkerend thema. Er zijn momenteel veel vrijwilligers maar er blijven er meer nodig. Op dit moment is er een kandidaat voor de functie van secretaris, Hélène van Riet. Zij zal vermoedelijk op de volgende algemene ledenvergadering tot secretaris worden benoemd.

Voor de onderlinge commissie, 30+ commissie en sponsorcommissie worden nieuwe leden gezocht. In het laatste clubblad is een schema van aftreden van de bestuursleden gepubliceerd. Mochten er mensen zijn die belangstelling hebben voor een bestuursfunctie, dan worden zij van harte uitgenodigd contact op te nemen met het bestuur.

Mevrouw Van Schijndel geeft aan dat doordat enkele personen waaronder zijzelf nog aangegeven hebben langer in de 30+ commissie te blijven zitten, het probleem van nieuwe leden in deze commissie niet meer zo dringend is.

5. Meerjarenbegroting 2007-2009

De laatste jaren is steeds met een begroting voor het komend jaar gewerkt. Dit jaar is echter besloten om ook te kijken naar de jaren die volgen waardoor een meerjarenbegroting wordt gepresenteerd.

Mevrouw Heijbroek presenteert de begroting en loopt de toelichting puntsgewijs door. Enkele zaken die aan de orde komen zijn:
* Vanaf 2007 zal er sprake zijn van ± 1.000 senioren en ± 600 junioren.
* Het clubhuis zal over uiterlijk 10 jaar vervangen moeten worden. Hiervoor wordt reeds geld gereserveerd.
* De afdracht aan de KNLTB is hoger door een stijging van het aantal leden.
* Met de nieuwe pachters is een hogere pacht afgesproken.
* De salariskosten zijn nihil aangezien OLTC inmiddels een personeelsloze vereniging is geworden. Dit betekent ook dat de accountantskosten afnemen doordat er geen salarisadministratie meer hoeft te worden gevoerd.
* Binnen de jeugdcommissie en commissie wedstrijd tennis wordt door enkele mensen hard gewerkt aan een jeugdbeleidsplan. Dit zal in de volgende algemene ledenvergadering aan de orde komen.
* In 2006 is helaas geen hoofdsponsor gevonden voor het open toernooi. Streven is dit volgend jaar wel weer te hebben.

Naar aanleiding van de begroting worden door diverse mensen vragen gesteld.

De heer Van Berge Henegouwen vraagt of MORe Tennis eigen ballen zal aanschaffen en baanhuur zal gaan betalen. Hierop wordt geantwoord dat de ballen door de vereniging worden verstrekt voor zowel vrij spelen als voor training. Verder wordt er ook geen baanhuur gevraagd omdat ook voor vrijspelen geen baanhuur wordt gevraagd. Als baanhuur gevraagd zou worden, zouden de trainingsgelden navenant omhoog gaan. Ter aanvulling wordt nog gemeld dat met MORe Tennis een vijfjarig contract is afgesloten.

Mevrouw Sibinga Mulder vraagt hoe de prijzen van MORe Tennis in verhouding tot andere tennisscholen liggen. Het schijnt dat de prijzen van MORe Tennis hoger liggen maar dit houdt verband met de afspraken die met MORe Tennis gemaakt zijn.

De heer Schiphorst vraagt of in de post salarissen de kosten van de afkoopregeling met de heer De Goeij zijn opgenomen. Hierop wordt bevestigend geantwoord.

Mevrouw Fluitsma vraagt of er reeds geld gereserveerd wordt voor het volgend lustrum. Aangegeven wordt dat er voldoende ruimte in de begroting zit en dat hiervoor niet apart gereserveerd hoeft te worden.

De heer Van Dijk vraagt of de samenwerking met MORe Tennis en met Hoek Hoveniers binnen het bestuur en met de betrokkenen reeds geëvalueerd is. Met Hoek Hoveniers was sprake van een jaarcontract. Inmiddels is de samenwerking geëvalueerd en is besloten de samenwerking voort te zetten. Met MORe Tennis is zoals gezegd sprake van een vijfjarig contract waarbij echter eind dit jaar een eerste evaluatie zal plaatsvinden.

Tenslotte wordt de begroting 2007 – 2009 vastgesteld.

6. De nieuwe pachter

Voordat gesproken wordt over de nieuwe pachter wordt nog kort ingegaan op het afscheid van de heer en mevrouw Snik dat een week eerder plaatsvond. Voorgesteld wordt om de heer en mevrouw Snik tot erelid te benoemen. Met applaus wordt dit voorstel aangenomen waarna de heer en mevrouw Snik worden gefeliciteerd met hun benoeming.

Ten aanzien van de nieuwe pachter wordt aangegeven dat verschillende mensen zich op voorhand hadden aangemeld. Tevens zijn er advertenties geplaatst in het Leidsch Dagblad en het Leids Nieuwsblad. Uiteindelijk hadden 13 personen zich aangemeld en is met ongeveer 10 personen een gesprek gevoerd.
Na diverse gespreksrondes is besloten samen te werken met de heren H. van der Bilt en A. Delia en zal in de komende weken een definitieve overeenkomst met hen opgesteld worden.

De heer Van Dijk vraagt wat de afwegingen zijn geweest om tot de keuze van deze personen te komen aangezien er gewerkt wordt met personeel hetgeen meer wisselingen zal inhouden van mensen achter de bar en waarom is dan ook niet gekozen voor mensen die hier fulltime aanwezig zullen zijn.
Het bestuur geeft aan dat het vanzelfsprekend belangrijk is om dezelfde bezetting te hebben maar gebleken is dat dit niet haalbaar is, alle kandidaten werkten met personeel. Verder is bij de keuze ook gekeken naar horecaervaring.

Mevrouw Fluitsma vraagt voor welke termijn een overeenkomst wordt aangegaan. Het blijkt dat wettelijk een minimale termijn van twee jaar bestaat en daar zal dan ook voor gekozen worden.

7.    Actuele ontwikkelingen

Vervolgens wordt ingegaan op enkele actuele ontwikkelingen.

Digitaal afhangbord
Binnen het bestuur zijn Dick de Groot en Rob Mars hiermee bezig. Er is gekeken naar een ander systeem aangezien er extra kunstgrasbanen zijn gekomen en aangezien mevrouw Veltman volgend jaar niet meer aanwezig is. Bovendien wilde men inzicht hebben in de baanbezetting. Inmiddels is met verschillende leveranciers gesproken en is de voorkeur uitgegaan naar één leverancier. Het systeem bestaat uit een touchscreen dat zeer gebruiksvriendelijk is. Verder wordt ernaar gestreefd om ook via de website te kunnen afhangen.
De heer Bruin vraagt of er dan alleen via de website afgehangen kan worden. Hierop wordt geantwoord dat in het clubhuis een apparaat geplaatst zal worden waarop afgehangen kan worden maar dat ook een aantal banen via de website afgehangen zal kunnen worden.
Aangezien overdag veel mensen tennissen die een wat hogere leeftijd hebben, zal het wellicht voor hen moeilijk worden aangezien zij niet over een computer beschikken en veel gebruik maakten van de telefoonbanen. De kans bestaat dan ook dat zij hun lidmaatschap zullen opzeggen. Vanuit het bestuur wordt aangegeven dat men nu inderdaad voortaan naar het clubhuis zal moeten komen om af te hangen, aangezien iedereen zijn eigen pasje door het apparaat zal moeten halen. Mocht dit echter grote problemen opleveren, dan zal wellicht gekeken worden naar een andere oplossing hiervoor.
Mevrouw Elzenga vraagt of de ledenpasjes in het clubhuis blijven liggen. Hierop wordt geantwoord dat het de bedoeling is dat de pasjes voortaan mee naar huis worden genomen.
In dit kader wordt wel aangegeven dat de dinsdagavond op de huidige manier gehandhaafd wordt.
De heer Greidanus vraagt of in de begroting hiervoor een reservering is opgenomen. Dit blijkt reeds vorig jaar gedaan te zijn.
De leverancier van het gekozen systeem is tevens in onderhandeling met de KNLTB waardoor het vermoedelijk het vaste systeem van de KNLTB wordt.
De heer Dijkmans vraagt of de singlebanen waarop een uur gesingled mag worden, gehandhaafd worden. Hierop wordt bevestigend geantwoord.

Clubhuis
De heer Herweijer geeft aan dat het oorspronkelijk plan was om openslaande deuren in de pui aan te brengen. Het blijkt echter dat de huidige pui niet sterk genoeg is hiervoor. In november zal met de firma Proper gekeken worden wat voor oplossingen hiervoor te vinden zijn en zal een groot deel van de pui dan ook versterkt worden. Er is hierbij gekozen voor de firma Proper omdat zij destijds het clubhuis heeft gebouwd en de huidige staat van het clubhuis niet overeenkomt met het aantal jaar dat het gebouw staat. Dit jaar is wel veel onderhoud gepleegd aan het clubhuis met name in de kleedkamers en de herentoiletten.
De heer Vissers vraagt of er nog gesproken wordt over een gezamenlijk clubhuis met de hockeyclub. Aangegeven wordt dat er regelmatig met de hockeyclub hierover gesproken wordt. Binnen OLTC is dit echter nog niet aan de orde geweest en is er geld gereserveerd om het clubhuis te onderhouden. Indien een ander bestuur in de toekomst hier anders over denkt, is aan de hockeyclub gemeld dat voorstellen hierover voorgelegd dienen te worden aan de algemene ledenvergadering en de hockeyclub heeft aangegeven deze procedure te lang te vinden.
De heer Vissers licht hierbij toe dat geen sprake is van één gezamenlijk clubhuis maar van aparte clubhuizen in één gebouw waarbij enkele faciliteiten gedeeld kunnen worden.
De voorzitter meldt tenslotte dat het huidige bestuur geen initiatieven voor een gezamenlijk clubhuis zal nemen maar dat indien de hockeyclub aangeeft akkoord te gaan met de te volgen procedure binnen OLTC, er verder over gesproken kan worden.

Kunstgrasbanen
Inmiddels zijn er 6 kunstgrasbanen in gebruik genomen. Op de website staat wanneer hierop gespeeld kan worden en hoe dit in zijn werk gaat. Er zal vanuit de kunstgrasbanen een nieuw pad aangelegd worden naar de tennisclub maar voorlopig kan men gebruik maken van de ingang net buiten het park. In de winter zal een hek met een digitaal slot geplaatst worden dat geopend kan worden middels de KNLTB pas. Via hetzelfde toegangssysteem zal een extra deur gemaakt worden naar de herenkleedkamer zodat ook in de winter gebruik gemaakt kan worden van de toiletten.
Mevrouw Burgerjon vraagt of dezelfde ballen gebruikt worden voor de kunstgrasbanen. Hier wordt bevestigend op geantwoord.
Opgemerkt wordt dat de kwaliteit van de kunstgrasbanen in de loop van de tijd verbeterd zal worden juist door het regelmatig gebruik waardoor het zand er verder ingelopen wordt.
Mevrouw Dijkstra geeft aan dat de meeste mensen op dit moment niet hun KNLTB pas thuis hebben. Gemeld wordt dat het systeem pas actief zal worden als iedereen de beschikking krijgt over zijn KNLTB pas waardoor het slotsysteem vermoedelijk dus pas in de winter van 2007 in gebruik zal worden genomen.
In de toekomst zal ook een systeem voor de lichtbediening opgezet worden.

Overige
Dit najaar zal nog een onderhoudsdag gepland worden om het park winterklaar te maken. Ook in februari / maart zal een dergelijke dag georganiseerd worden om het park klaar te maken voor het nieuwe seizoen.

Mevrouw Dijkstra is van mening dat het clubhuis en het park er mooi uitziet maar zij zou het erg op prijs stellen indien de oefenmuur opgeknapt zou worden. Het bestuur geeft aan hier aandacht aan te zullen besteden.

De heer Davelaar vraagt of er reeds plannen zijn voor de Krogt villa in relatie tot de kunstgrasbanen. Enige tijd geleden is afgesproken dat de cricket gebruik mag maken van de Krogt villa zolang zij op het veld spelen. Als dit op termijn afgelopen is, zal gekeken worden wat met de Krogt villa gedaan zal worden maar op dit moment zijn er nog geen concrete plannen.

Mevrouw Elzenga vraagt of er volgend jaar parasols komen voor het terras. De parasols zullen volgend jaar inderdaad geleverd worden.
 
8.    Rondvraag

Mevrouw Heiligers geeft als gedechargeerd voorzitter van de jubileumcommissie aan dat niet alleen de jubileumcommissie bedankt moet worden voor het geslaagd jubileum maar ook het bestuur voor al haar inzet tijdens het jubileumjaar. Dit wordt met applaus door de aanwezigen bekrachtigd.

Mevrouw Hoekstra onderschrijft de woorden van mevrouw Heiligers en vraagt vervolgens naar het gewijzigd selectiebeleid voor deze winter. Het bestuur geeft aan dat dit de verantwoordelijkheid is van de commissie wedstrijdtennis.

Mevrouw Van Kessel vraagt of het aannamebeleid voor junioren zodanig is gewijzigd dat ook 6 en 7 jarigen worden aangenomen. Hier wordt bevestigend op geantwoord waarbij aangegeven wordt dat dit alleen geldt voor de kinderen die per 1 oktober op de wachtlijst stonden.

Mevrouw Fluitsma vraagt of er nog wijzigingen zijn in de openingstijden van het park nu er sprake is van een nieuwe pachter. Het bestuur geeft aan dit mee te nemen in de gesprekken met de pachter. Er wordt getracht zo vroeg mogelijk open te gaan maar er zal ook getracht worden zo lang mogelijk open te blijven.

Door de heer Coli wordt gevraagd of bij de vaststelling van de begroting ook de contributies voor 2007 zijn vastgesteld. Dit is inderdaad het geval.

Mevrouw Burgerjon vraagt of er inzicht is in de bezetting van de banen voor training. Aangegeven wordt dat dit met het nieuwe afhangsysteem nog inzichtelijker zal worden maar dat het afgelopen jaar geen problemen zich hebben voorgedaan. Mevrouw Burgerjon geeft echter aan dat er met het rackettrekken wel problemen zijn geweest met de trainingen.

De heer Coli geeft aan dat de banen die vrijgehouden zijn voor recreatief tennis tijdens de competitie en toernooien nauwelijks gebruikt zijn en hij stelt voor hier flexibel mee om te gaan op de desbetreffende dagen. Het bestuur stelt dat dit beleid in principe niet gewijzigd zal worden maar door de extra kunstgrasbanen zullen er meer banen voor recreatief tennis beschikbaar zijn.

Mevrouw Fluitsma stelt regelmatig vast dat er fietsen op de invalidenparkeerplaats staan. Aangezien OLTC zelf een fietsenstalling heeft, zal dit vermoedelijk betrekking hebben op de hockeyclub. Hier zal echter aandacht voor worden gevraagd en tevens wordt aangegeven dat er nagedacht wordt over de beveiliging van het park.

Mevrouw Liem vraagt of met de nieuwe pachters overleg wordt gevoerd over de openstelling op zaterdag- en zondagavond. Het bestuur geeft aan dit bij de gesprekken mee te nemen.

Mevrouw Van Ark heeft enkele vragen over SACO b.v. SACO b.v. is opgericht als gezamenlijk bedrijf van de hockeyclub en de tennisclub om te kijken waar bezuinigd kan worden op de betaling van BTW etc. Op dit moment is het een b.v. in oprichting. Het contract over het gebruik van de kunstgrasbanen wordt gesloten met de hockeyclub waarbij de termijn nog onduidelijk is. Hierbij wordt gemeld dat OLTC geen alleenrecht heeft als tennisclub. Indien er ruimte over is, zouden de banen ook aan een andere partij verhuurd kunnen worden.

Mevrouw Sibinga Mulder geeft aan dat het aantal parkeerplaatsen niet uitgebreid wordt terwijl het aantal leden aanzienlijk toeneemt. Het bestuur geeft aan dit mee te nemen bij de beveiliging van het park en dat er op dit moment niets concreets over gezegd kan worden.

Mevrouw Burgerjon vraagt of de netten op de kunstgrasvelden worden neergezet of dat men dit zelf moet doen. Aangegeven wordt dat men dit zelf dient te doen. De netten staan naast de velden. Na gebruik dienen de netten ook weer verwijderd te worden. Meer uitleg hierover staat op de website.

Tenslotte dankt de voorzitter mevrouw Den Hollander, die helaas niet aanwezig is, als websitebeheerder voor al het werk dat zij verricht. Zij onderhoudt de website zeer nauwgezet en wijzigingen worden bijna onmiddellijk doorgevoerd.

9.    Sluiting

Tenslotte sluit de voorzitter de vergadering om 21.30 uur onder dankzegging aan allen voor hun aanwezigheid en inbreng.