Notulen ALV 4-2008

CONCEPT NOTULEN ALV d.d. 24 april 2008

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering en heet allen van harte welkom. De secretaris heeft afmeldingen gekregen van de heer J. Vissers en mevrouw M. Fluitsma.
Deze vergadering zal voor de eerste keer begeleid en ondersteund worden met een PowerPoint presentatie.
De voorzitter meldt verder dat het doel van het bestuur is om er dit jaar een stabiel en rustig tennisjaar van te maken. Een goede samenwerking en verstandhouding met de verschillende commissies te creëren. Dit geldt overigens ook voor de trainers ( More ) en de pachters. Ook zal geprobeerd worden de Leden meer bij de club te betrekken onder andere door het optimaliseren van de mogelijkheden van de website. Door het wegvallen van de redactiecommissie is het maken van het clubblad een zeer tijdrovende klus geweest. Het Jeugdbeleidsplan zal verder worden geimplementeerd. De Kunstgras banen willen we meer bij de club betrekken door een toegangshek te maken ter hoogte van baan 4. De gemeente zal dit hek betalen. Verder blijven de kunstgrasbanen wel een zorg. En als laatste willen we de tennismuur dit jaar gaan aanpakken waarbij goed wordt gekeken naar mogelijkheden op korte termijn dan wel dat er een plan van aanpak voor 2009 gemaakt zal worden. De club staat er financieel goed voor en dat willen we zo houden.
Een heel belangrijk punt wat als laatste door de voorzitter wordt gemeld is dat er een nieuwe Koffiezetapparaat met echte bonen en melk is besteld. Van te voren is er koffie geproefd en goedgekeurd. Het apparaat zal half mei worden geplaatst.

2. Mededelingen Odise van Ogtrop ( bestuurslid Parkzaken)
Het plan is om dit clubhuis nog een tijd te behouden. Naar aanleiding hiervan heeft er een bouwkundig onderzoek plaatsgevonden. Daaruit is naar voren gekomen dat de status van de gebouwen goed is maar dat er wel het nodige aan onderhoud moet worden gedaan. Bijvoorbeeld het buiten schilderwerk van het clubhuis en van de Krogtvilla.

Een van de aanwezige vraagt of er iets aan de stand in de dames kleedkamer kan worden gedaan. Recent is het riool in de mannenkleedkamer doorgespoten. Het probleem komt vooral uit het halletjes / werkhok waar vroeger de oude douches hebben gezetten waar zeer waarschijnlijk een oude afvoer droog staat of stilstaand water in staat die de vieze lucht verspreid. Als het regent is de stank erger. Odise zal dit punt meenemen.
Recent is er overigens een nieuwe boiler geplaatst.

Verder meldt Odise dat een Rasser, (Regionaal Accomodatie Specialist van de KNLTB), onderzoek gedaan heeft naar de banen 1 – 6. Deze verkeren in goede staat en er hoeft pas op langere termijn geinvesteerd te worden. Wel zal de jaarlijkse onderhoudsbeurt plaats moeten vinden. Deze Rasser heeft ook naar de Kunstgras banen gekeken en hij gaf aan dat het 4 tot 5 jaar duurt voordat deze van goede/juiste kwaliteit zijn. Hoek is eveneens langs geweest voor een inspectie en de afvoer van de banen is goed.

Mededelingen Jefke Vink ( bestuurslid recreatieve zaken )
Anderhalve maand geleden is er een nieuwe website gebouwd door Petra den Hollander en Kees Huisman, die daar veel tijd aan hebben besteed. De nieuwe site is toegankelijker, gebruiksvriendelijker voor leden en er staat meer informatie op.
Teams kunnen er verhalen op zetten, er kunnen foto’s geplaatst worden etc. Er kan door de vernieuwde website sneller worden gecommuniceerd en uiteraard kan via de website ook het afhangsyteem worden gebruikt. In de toekomst wil het bestuur dit communicatiemiddel gebruik als nieuwsbron en nieuwsbrieven via e-mail versturen aan de leden om hen van belangrijke informatie op de hoogte te stellen.
Jefke meldt als laatste dat er wel mensen worden gezocht die een website/redactiecommissie willen vormen die dit bovenstaande dan allemaal beheren en uitvoeren.

De heer Bart van Dooren meldt dat er inderdaad veel dingen op de site worden gezet waardoor deze zeer up to date en verfrissend is. Hij nodigt iedereen uit om echt eens een kijkje te nemen.

Mededelingen Voorzitter
De voorzitter meldt dat de openingstijden van het clubhuis zijn veranderd. Voorheen was het clubhuis altijd open. Vorig jaar was het op sommige tijden doodstil op het park, vooral in de vakantie. In de vergadering van oktober is deze kwestie al aan de orde geweest. De trainingen lopen tot 19 juli en daarna is de zomervakantie dus zal het clubhuis meer dicht zijn. Dit zal voornamelijk voor de middag gelden. .
Als het clubhuis dicht is kan men niet afhangen via het afhangbord. Wat betreft de kwestie ballen ( eigen ballen meenemen ) en de kwestie wel naar het toilet kunnen en water kunnen pakken wordt nog opgepakt.

Vervolgens wordt er door de voorzitter gemeld dat het bestuur nog steeds op zoek is naar een bestuurslid jeugd- en technische zaken. Voor ’the time being’ is afgesproken dat vanuit de jeugdcommissie Kees Huisman, middels de rol van ‘linking pin’, het bestuur bijstaat. Kees H zal de vergaderingen bijwonen maar wordt officieel geen bestuurslid. Het is wel heel belangrijk dat hiervoor vaste mensen in het bestuur komen. Informatie over deze vacature ( en de anderen vacatures ) staat op de website!
Bekend is nu dat we mensen zoeken voor de Website/Redactiecommissie maar ook voor de NAC ( nieuwe activiteiten commissie ). Bart van Elsen is gestopt en deze commissie organiseert een aantal activiteiten gedurende het tennisseizoen.

3. Notulen ALV 17 oktober 2007
De heer J. Vissers heeft laten weten dat zijn naam dient te worden gescheven met een s op het eind, waarvan akte.
De notulen van 17 oktober 2007 worden vastgesteld zonder opmerkingen/bijzonderheden.

4. Notulen ALV 13 januari 2008
De notulen van 13 januari 2008 worden vastgesteld zonder opmerkingen/bijzonderheden.

5. Jaarrekening 2007
Toelichting penningmeester
De penningmeester meldt dat we dit jaar een positief resultaat hebben van € 35.000. De baten en inkomsten zijn toegenomen en dit komt door het hogere ledenaantal.
De Pachtsom van de kantine is als gevolg van een nieuw contract aanzienlijk verhoogd.
De totale kosten zijn verlaagd van € 280.000 naar € 221.000. De club heeft geen mensen meer in dienst dus staan de personeelskosten op nul. De overige personeelskosten betreffen vrijwilligersvergoedingen.
De huisvestingskosten zijn toegenomen. Deze verhoging zit in de huur van de kunstgrasbanen en een dotatie voor groot onderhoud.
De commissiekosten zijn gedaald. Het was vorig jaar geen jubileumjaar, derhalve geen kosten voor de lustrumcommissie.
De Kantoorkosten zijn door de vele mailingen beduidend hoger dan vorig jaar.
De Verkoopkosten zijn gedaald aangezien we geen nieuwe pachters hoefden te werven en geen advertenties hoefden te plaatsen. Algemene kosten zijn ook minder vanwege het niet hebben van advocaatkosten die we vorig jaar wel hadden ter begeleiding van het bestuur en het personeel dat vertrok. De kosten van de ledenadministratie stonden in 2006 onder de bestuurskosten. Al met al ziet het er goed uit.

Wat betreft de begroting van 2008/2009? Er is te veel begroot aan inkomsten. Dit komt omdat we zijn uitgegaan van een onjuist ledenaantal. Deze zal in de toekomst wel stabiel blijven zijnde 1.500 leden. De afdracht aan de KNLTB verandert dan ook niet echt.
Het aantal sponsoren blijft al jaren gelijk. De pachtsom moet worden teruggebracht naar € 5000, -. De energiekosten zijn aangepast omdat de kosten omhoog zijn gegaan. De afschrijvingskosten zijn toegenomen vanwege een grote investeringen in de inventaris. Verder brengt het Jeugdbeleidsplan meer kosten met zich mee.

De heer B. Voskuil stelt de vraag wat een dotatie is binnen de/een jaarrekening. De penningmeester meldt dat dit een reservering is die met name is bedoeld voor grote toekomstige uitgaven.
Verder vraagt de heer Voskuijl waarom de afdracht naar de KNLTB zo’n hoog bedrag is. De penningmeester meldt dat dit komt omdat voor ieder lid een bepaald bedrag moet worden betaald en aangezien we toch iets zijn gegroeid dit een vrij hoog bedrag is. De advocaatkosten zijn zo hoog omdat die is ingeschakeld voor het netjes regelen en begeleiden van het vertrekkende personeel.

De heer K. Huisman vraagt of de afschrijvingskosten zijn geïnvesteerd in het clubhuis in 2006. Wellicht wel goed om dit aan te passen en het verzoek wordt gedaan om de begroting daarop aan te passen.

Verslag Kascommissie
De voorzitter geeft het woord aan de heer Bart van Dooren, de voorzitter van de kascommissie. De heer van Dooren meldt dat hij samen met Lia van Schaik de boeken heeft bekeken. Er is tweemaal een bijeenkomst geweest waarbij de kascommissie als de penningmeester aanwezig waren. De concept jaarrekening is besproken met de accountant evenals de financiële correspondentie en boekhouding.

Dechargé penningmeester
De voorzitter doet een verzoek tot dechargé van de penningmeester wat door de aanwezige leden met een applaus wordt geaccordeerd.

6. Kandidaat voor de functie van Penningmeester; voordracht van Rob van Spronsen
De voorzitter meldt dat er zich een kandidaat heeft gemeld voor de functie van Penningmeester zijnde de heer Rob van Spronsen. In het kort wordt Rob van Spronsen door de voorzitter geïntroduceerd en voorgesteld. Vervolgens wordt zijn benoeming door alle aanwezige met applaus bekrachtigd.

7. Aftreden van de bestuursleden mevrouw Helen Heijbroek en de heer Rob Mars
De voorzitter vervolgt de bestuurswisseling met het aftreden van Helen Heijbroek die 3 jaar geleden deze functie had over genomen van de heer Jeroen van Dijk. Er moest in die tijd behoorlijk wat zaken worden uitgezocht waaronder de ledenadministratie. Verder was het zaak de opbrengesten en uitgaven van de commissies goed onder controle te houden. Tijdens bestuursvergaderingen werd er af en toe flink gediscussieerd en liepen de discussies af en toe hoog op maar dat is alleen maar goed om de meningen duidelijk te krijgen. We zijn blij dat Helen een financieel gezonde club achterlaat en voor een goede opvolger heeft gezorgd. De voorzitter geeft ter afscheid een mooie bos bloemen en er volgt een applaus van de aanwezigen.

Helen zegt dat het veel maar leuk werk was waar ze ook veel van heeft geleerd en bedankt allen.

Vervolgens richt de voorzitter het woord tot Rob Mars. De voorzitter geeft aan dat Rob, in de 2,5 jaar dat hij het in het bestuur zat, ook een eigen rol had. Rob was voornamelijk goed in het terugbrengen van de rust en nuance als de gemoederen opgelopen waren. Mede geholpen door zijn gevoel voor humor.Verder heeft Rob het digitale afhangbord en systeem helemaal op poten gezet. Hij heeft dit heel goed begeleidt en uitgezocht. Verder zat hij in de Jubileumcommissie en heeft dat jaar veel gezellig dingen voor de club georganiseerd. Rob heeft gelukkig ook een goede vervanger gevonden zijnde Jefke Vink. Rob krijgt eveneens een mooie bos bloemen overhandigd door de voorzitter.

Rob memoreert dat hij als nieuw lid meteen op de nieuwe ledenavond is gestrikt toen hij zichzelf aanbood. Het jubileum heeft hij met vele andere geregeld dus deed dat niet alleen. Hij is zelf ook trots op het afhangbord en blij dat Jefke het stokje heeft overgenomen. Ook hij zelf denk dat het heel logisch is dat de e-mailadressen, die mede namens het afhangbord bekend zijn, heel goed gebruikt kunnen worden voor het informeren van de leden. Als laatste spreekt hij wel zijn zorg uit voor het feit dat het bestuur toch al enige tijd op zoek is naar bestuursleden en dat er zo weinig vrijwilligers zijn te vinden.

8. Ballen beleid
De voorzitter geeft aan dat dit punt op de agenda is gezet om een discussie te starten wat betreft het ballenbeleid van de club. Er wordt vanavond niets beslist omdat pas in de Najaars ALV beslist wordt over de verhoging van de contributie en het beleid voor 2009.
Wat betreft de huidige situatie is het zo dat er per jaar 4500 ballen worden gekocht voor een bedrag rond de € 10.000/€ 12.000. De ballen worden gebruikt voor de competitie, de trainingen en het vrij spelen. Het zijn dus ballen van de club en daar wordt niet altijd zorgvuldig mee omgesprongen. Kwaliteit geeft vaak irritaties, veel nieuwe ballen komen niet terug ( vooral vlak voor de vakantie ), raken zoek, worden niet uit de bosjes gehaald etc.
Voordelen van een ander beleid zou kunnen zijn dat minder ballen verdwijnen, iedereen speelt met zijn eigen ballen. Competitieteams moeten dan ook zelf voor ballen zorgen wat de bijdrage verhoogd. Het lesgeld gaat daardoor ook omhoog, maar de contributie kan naar beneden.

De heer Bruno Voskuijl meldt dat dit punt de afgelopen jaren op elke vergadering aan de orde is geweest en het beleid is nooit veranderd. Wat betreft de kwaliteit valt dit toch wel mee aangezien de ballen regelmatig worden ververst. Wel is ook al jaren bekend dat vlak voor de vakantie veel ballen worden meegenomen en vlak voor het starten van het winterseizoen. De heer Voskuijl merkt op dat dit soort acties bijna niet uit te roeien is

Mevrouw Irene Liem meldt dat zij het wel prettig vindt dat als er een bal op een andere baan komt je niet de helft van de speeltijd aan het uitzoeken c.q. discussiëren bent over welke bal van wie is.Als de ballen van de club zijn zijn ze allemaal hetzelfde wat veel handiger. Zij zelf is dus voorstander van dit huidige systeem.

Mevrouw Ludy Foppe vraagt of er niet een systeem is te bedenken waardoor de ballen die naar de baan zijn meegenomen worden teruggezet. Misschien moet je zoiets als een statiegeld systeem invoeren. Verder begrijpt ze niet het verband dat als de ballen worden afgeschaft het lesgeld moet worden verhoogd. Als de trainers zelf ballen aanschaffen zullen ze er ook zelf beter op letten.
Mevrouw Leonie Bakker vult aan dat competitiespelers meer gaan betalen maar een deel van hun bijdrage is voor de aanschaf van ballen namelijk ongeveer de helft. Overigens komen de ‘competitieballen’ altijd allemaal weer terug.
Mevrouw Irene Liem meldt dat je een nieuw blik ballen daarna zeker 3 of 4 keer kan gebruiken.

De voorzitter meldt dat de ballen worden aangeschaft met een kwantumkorting, dit voordeel heb je niet als je de ballen zelf moet kopen.
De heer Guido von Grumbkow zegt dat als je veel speelt € 8, - per lid zeer voordelig is.
Het huidige beleid leidt echter tot een enorme verspilling. Waarop de heer Marco van Berge Henegouwen meldt dat hij dit een zeer goed punt vindt omdat er ook nog eens iemand is die dit moet regelen en in de gaten moet houden.

Mevrouw Helen Heijbroek vindt de kwaliteit van de ballen slecht.
De heer Bruno Voskuijl meldt dat het misschien wat is om met doorzichtige ballenkokers te werken zodat meteen zichtbaar hoeveel ballen erin zitten.
De heer Guido von Grumbkow zegt dat als je dit aan de orde stelt je ook moet kijken naar je eigen belang. Er zijn maar weinig leden maar er moeten ook knopen worden doorgehakt.
De heer Bruno Voskuijl vraagt of er niet een half jaar kan worden proefgedraaid en dan kijken hoe de leden reageren.
Mevrouw Leonie Bakker vertelt dat zij vroeger bij allerlei verenigingen heeft gespeeld en dit wel iets extra’s aan de club toevoegt.

De voorzitter geeft aan dat als het bestuur hierover een beslissing neemt je het altijd fout hebt gedaan. Er zijn nu ongeveer 14 man, kun je dit aantal de beslissing laten nemen.
De heer Kees Huisman meldt dat als dit maar € 8 kost je het beleid zo moet laten en iedereen natuurlijk vrij is om eigen ballen mee te nemen.
De voorzitter sluit de discussie af en dankt iedereen voor zijn mening dan wel tips. Er zal een enquête dan wel stelling op de website worden gezet om de overige leden ook de gelegenheid te geven hierop te reageren. Dit punt zal voor de volgende ledenvergadering in oktober weer op de agenda worden gezet.

Rondvraag
De heer Bruno Voskuijl geeft aan dat hij in het clubblad van dit jaar en van de vorige twee jaren de lijsten van ereleden en van leden met verdienste heeft gemist.
De voorzitter meldt dat dit over het hoofd is gezien en bij het uitkomen van een volgend clubblad weer zal worden toegevoegd.

Mevrouw Irene Liem wil opmerken dat zij heel blij is met het bestuur zoals ze nu achter de tafel zitten. De voorzitter bedankt haar voor deze opmerking.

Mevrouw Leonie Bakker meldt dat er op de laatste zaterdag van de competitie, zijnde 31 mei, geen VCL beschikbaar is. De secretaris geeft aan dat zij die dag thuis speelt en aanwezig is. De voorzitter zal dit eveneens noteren.

De heer von Grumbkow geeft aan dat als er een nieuw ballenbeleid wordt afgesproken dit invloed heeft op de begroting 2009 en dat deze zal moeten worden aangepast. Misschien verstandig om hierop vooruitlopend twee versies te maken.

Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering af.